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当自己作为会议的组织者，召集人们进行会议讨论时，要尽量避免举行“※”
级和“×”
级类别的会议；同时自己也尽量避免参加这两个类别的会议，以免造成自己和他人时间上的浪费。
会议的时间分配也是有套路的
当会议的时间设定为60分钟时，不妨让会议的主持者用开始的50分钟来对议案进行说明，然后展开7～8分钟的即席讨论，最后用2～3分钟的时间来进行结论。
假如你恰好就是主持者，你的发言时间就会占去整个会议的绝大部分时间，这会导致主持者之外的成员无法形成自己作为会议参与主体的意识；如果你只是普通与会者，这几分钟的讨论时间里，若是全被你的滔滔不绝占用，那么这场会议是无论如何也不会在预定的1小时内完成的，其间其他人的讨论无法有效地进行，也就得不出圆满的结论了。
你自顾自地长篇大论的附加影响是什么呢？为了保障与会者有足够的时间进行讨论，可以将会议的时间延长为2小时。
但是如果在会议中讨论时间过长的话，常常会出现话题转移的情况，甚至会导致失控现象的产生。
所有这一切，将会导致最后大会不能取得最后结论，而匆匆结束。
如果不能纠正这些问题，即使开再多的会议，也将无法取得最后结论。
要想通过会议的反复讨论得出最终结论，需要在会议的过程中做好如下几点：
首先，将会议的举行时间定为60分钟；
其次，为便于与会者加深理解，可以使用最初的30分钟时间对议案背景等情况加以说明；
再次，将讨论的时间定为20分钟；
最后，做最后10分钟的结论，同时明确下次会议的时间及会议议案。
这是举行会议时最为合理的安排，为了缩短自己的有效发言时间，你必须有备而来，所传达的话语一定要句句把握住问题点，这时候再进行会议，才能够一步到位，直接开始实质性的讨论。
需要提出的是，即便是确有必要安排全天的会议，也要考虑到让与会者保持充沛的精力。
适当的跑题和恰如其分的笑话，能够有效地缓解人们的疲劳，但要做到适度，以便能及时地回到主题。
合理的休息安排，如午餐、晚餐，疲劳时的休息，适时的会间休息，正是大家整理思路和活动筋骨的绝好机会。
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